判断を引き継ぐための記録と議事録の作り方

判断を引き継ぐための記録と議事録の作り方

― 大規模修繕で「なぜそう決めたか」を残すために ―

大規模修繕では、工事そのものよりも 「判断の引き継ぎ」 でつまずくケースが少なくありません。

• 理事が交代したら、経緯が分からなくなった

• 「なぜこの工事をやったのか」説明できない

• 後から見て、判断の根拠が残っていない

こうした問題は、記録や議事録の書き方が原因で起きていることがほとんどです。

本記事では、判断を次の理事会・委員会へ引き継ぐための記録と議事録の考え方・作り方を整理します。

議事録は「決まったこと」だけでは足りない

多くの議事録は、

• 日時

• 出席者

• 決議事項

だけが簡潔にまとめられています。

これは形式としては正しいですが、判断を引き継ぐ記録としては不十分です。

なぜなら、

判断で最も重要なのは「なぜそう決めたか」

だからです。

判断を引き継ぐために残すべき3つの要素

① 判断の前提条件

まず残すべきは、その判断が行われた前提です。

• どんな劣化・課題があったのか

• どんな制約（予算・時期）があったのか

• どんな選択肢が検討されたのか

これがないと、後から見た人は「なぜこの結論になったのか」理解できません。

② 検討した選択肢と、採用しなかった理由

判断を引き継ぐうえで特に重要なのが、

• やったこと

• やらなかったこと

です。

議事録にはぜひ、次のような内容を残してください。

• 今回は見送った工事項目

• 見送った理由（時期・優先度・費用など）

• 次回に再検討する条件

これがあるだけで、次の理事会は 同じ議論を繰り返さずに済みます。

③ 判断の軸（何を重視したか）

金額だけではなく、

• 安全性を優先したのか

• 将来の柔軟性を重視したのか

• 積立金を守る判断だったのか

何を基準に決めたのかを一言で残します。

これは、後からの評価や説明にとって非常に大きな意味を持ちます。

「良い議事録」と「判断が引き継がれる議事録」の違い

よくある議事録

〇〇工事を実施することを決議した。

判断が引き継がれる議事録

建物劣化状況と予算制約を踏まえ、今回は安全性確保を優先し〇〇工事を実施する。△△工事は優先度が低いため次回修繕時に再検討する。

👉 情報量は少し増えるだけで、価値は大きく変わります。

記録は「完璧」を目指さなくていい

議事録を書くとき、

• きれいにまとめなければ

• 専門的に書かなければ

と考える必要はありません。

大切なのは、

当時の判断の空気と理由が伝わること

です。

箇条書きでも構いませんし、口語に近くても問題ありません。

セカンドオピニオンを入れた場合の記録の残し方

セカンドオピニオンを活用した場合は、

• どの点を確認したのか

• 何が整理されたのか

• 判断はどう変わったのか（変わらなかったのか）

を簡潔に残しておくと、判断の正当性がより明確になります。

判断を引き継ぐための最低限テンプレート

議事録に、次の3行を加えるだけでも十分です。

• 【判断の前提】

• 【検討した選択肢と見送り理由】

• 【判断の軸】

これだけで、議事録は 「記録」から「資産」 に変わります。

まとめ

― 記録は、未来の理事会へのメッセージ ―

大規模修繕における記録や議事録は、

• 過去を残すためのものではなく

• 未来の判断を助けるためのもの

です。

判断を引き継ぐ記録が残っていれば、理事が交代しても、管理組合は同じ場所から再スタートできます。

それは結果として、後悔や不信感を減らす最大の対策にもなります。